Ticari hayatta güven, en az sermaye kadar değerlidir. Bir mal sattığınızda veya bir hizmet sunduğunuzda, bunun karşılığını aldığınızı belgelemek hem sizin hem de karşı tarafın hukukunu korur. İşte bu noktada devreye giren en temel resmi evraklardan biri Tahsilat Makbuzudur.
Bu yazımızda; tahsilat makbuzunun ne olduğunu, neden bu kadar kritik bir öneme sahip olduğunu ve doğru bir makbuzun nasıl olması gerektiğini detaylarıyla inceleyeceğiz.
En basit tanımıyla tahsilat makbuzu; bir işletmenin veya şahsın, sattığı bir ürün ya da sunduğu bir hizmet karşılığında nakit, çek veya senet olarak aldığı ödemeyi belgeleyen resmi bir evraktır.
Genellikle iki nüsha olarak düzenlenir:
Asıl Nüsha: Ödemeyi yapan kişiye (müşteriye) verilir.
Suret Nüsha: Ödemeyi alan tarafta (işletmede) muhasebe kayıtları için kalır.
Tahsilat makbuzu, paranın el değiştirdiğini kanıtlayan en güçlü delildir. Fatura, satılan malın miktarını ve fiyatını gösterirken; tahsilat makbuzu o faturaya konu olan paranın fiilen ödendiğini gösterir.
Pek çok işletme sahibi "Zaten fatura kesiyorum, makbuza ne gerek var?" diye düşünebilir. Ancak tahsilat makbuzu, operasyonel ve hukuki açıdan hayati işlevler görür:
Herhangi bir alacak-verecek davasında mahkemeye sunulabilecek en net kanıttır. "Ben parayı vermiştim" diyen bir müşteriye karşı elinizdeki makbuz sureti, ya da tam tersi durumda müşterinin elindeki asıl nüsha, tarafları koruma altına alır.
Özellikle nakit akışının yoğun olduğu işletmelerde, hangi gün ne kadar nakit girişi olduğunu takip etmek zordur. Tahsilat makbuzları, günlük kasa defterine işlenirken hata payını sıfıra indirir.
Tahsilat sadece nakit ile yapılmaz. Müşteriden alınan bir çekin numarası, bankası ve vadesi makbuz üzerine işlendiğinde, ileride oluşabilecek "Hangi çek hangi fatura içindi?" karışıklığı ortadan kalkar.
Müşterisine yaptığı ödeme karşılığında kurumsal logolu, seri numaralı bir makbuz teslim eden işletme, müşterisinin gözünde "disiplinli ve güvenilir" bir imaj çizer.
Bir tahsilat makbuzunun geçerli ve işlevsel olabilmesi için belirli standartları taşıması gerekir. Avam Matbaa olarak hazırladığımız makbuzlarda şu alanların bulunmasına dikkat ediyoruz:
Düzenleme Tarihi: Ödemenin alındığı gün.
Makbuz No / Seri No: Takip kolaylığı için matbu numaralar.
Ödemeyi Yapanın Bilgileri: Ad-Soyad veya Ticari Unvan.
Ödeme Şekli: Nakit, Çek, Senet veya Kredi Kartı.
Yazı ve Rakam İle Tutar: Hata yapılmaması için tutarın her iki şekilde de yazılması (Örn: 5.000 TL / Beşbin Türk Lirası).
Açıklama: Ödemenin hangi fatura veya işleme istinaden yapıldığı.
Kaşe ve İmza: Ödemeyi alan kişinin imzası ve firmanın kaşesi.
İyi bir tahsilat makbuzu tasarımı, hem dolduran kişi için pratik olmalı hem de tüm bilgileri eksiksiz içermelidir. İşte standart bir şablon yapısı:
[FİRMA LOGOSU VE UNVANI] Tahsilat Makbuzu
No: 001234 Tarih: …/…/202X
Sayın: ................................................................................
Yalnız: .................................................................. (Rakamla: ............. TL)
Açıklama: ............................................................................
Ödeme Türü: [ ] Nakit [ ] Çek [ ] Senet
Teslim Alan (İmza/Kaşe) Teslim Eden (İmza)
Bu iki belge sık sık karıştırılır ancak işlevleri tamamen farklıdır:
Fatura: Bir satışın gerçekleştiğini, borcun doğduğunu ve KDV'nin tahakkuk ettiğini gösterir.
Tahsilat Makbuzu: O borcun ödendiğini ve paranın tahsil edildiğini belgeler.
Not: Eğer kestiğiniz fatura "Kapalı Fatura" (kaşe-imzanın faturanın alt kısmında olması) ise, bu paranın alındığı anlamına gelebilir. Ancak günümüzde modern ön muhasebe sistemlerinde her işlem için ayrı makbuz kesilmesi en sağlıklı yoldur.
Dijitalleşen dünyada e-fatura ve dijital kayıtlar artsa da, sahada çalışan plasiyerler, teknik servis ekipleri ve perakende satış noktaları için basılı tahsilat makbuzları hala vazgeçilmezdir.
İnternet ve Elektrik Bağımsızlığı: Her an, her yerde kesilebilir.
Fiziksel Kanıt: Müşteriye anında elden verilen bir kağıt, güven hissini pekiştirir.
Otocopy (Kendinden Karbonlu) Kolaylığı: Üst sayfaya yazdığınızda alt sayfaya otomatik geçen kağıtlar sayesinde aynı işlemi iki kez yazmak zorunda kalmazsınız.
Tahsilat makbuzunuz, firmanızın kimliğini yansıtır. Sıradan, kırtasiye işi makbuzlar yerine; firmanızın logosunun bulunduğu, özel tasarımlı ve seri numaralı makbuzlar kullanmak markanıza değer katar.
Avam Matbaa olarak biz;
İstediğiniz boyutlarda (A5, A6 veya özel ebat),
Kendinden karbonlu (otokopili) kağıtlara,
Tek renk veya çok renkli baskı seçenekleriyle,
Ciltli veya koparmalı şekilde tahsilat makbuzlarınızı özenle hazırlıyoruz.
Tahsilat makbuzu, ticari ilişkilerinizde "söz uçar yazı kalır" prensibinin en somut örneğidir. Hem vergi usul kanunlarına uyum sağlamak hem de işletme içi denetimi kolaylaştırmak için kaliteli bir makbuz koçanı kullanmanız şarttır.
Siz de işletmenize özel, kurumsal kimliğinize uygun tahsilat makbuzları bastırmak istiyorsanız, avammatbaa.com üzerinden bizimle iletişime geçebilir, hızlı ve kaliteli baskı çözümlerimizden yararlanabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Acil Sıvama Kartvizit
Siz de profesyonel bir tahsilat makbuzu tasarımı yaptırmak ister misiniz? Hemen teklif almak için bizimle iletişime geçin!
